Javno arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnega arhiva in dodatnih pisnih strokovnih navodil predstavnikov pristojnega arhiva ob samem odbiranju.

Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Pristojnemu arhivu morajo zagotoviti ogled stanja, v kakršnem je dokumentarno gradivo, ter mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu, pod pogoji, ki jih določa zakon.

Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so:

– sodelovanje s pristojnim arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva;

– odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva ter izdelava seznama odbranega gradiva;

– izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu.

Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva. Najmanj tričlansko komisijo sestavljajo predstavniki pristojnega arhiva in predstavnik javnopravne osebe, za katero se sprejema pisno navodilo.

Arhiv v pisnem strokovnem navodilu javnopravni osebi, za katero je pristojen, določi seznam dokumentarnega gradiva javnopravne osebe, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, in podrobneje določi uporabo načel in meril iz drugega odstavka prejšnjega člena.

Pri pisnem strokovnem navodilu iz prejšnjega odstavka se morata upoštevati organizacijska struktura javnopravne osebe in način razvrščanja dokumentarnega gradiva, ki ga ta uporablja.

Arhivsko gradivo se odbira iz zaokroženih celot in kompletno praviloma vsakih pet let, najpozneje pa pred izročitvijo gradiva arhivu.

Javnopravna oseba mora pred začetkom odbiranja arhivskega gradiva obvestiti o tem arhiv.

Javnopravna oseba mora pri odbiranju upoštevati tudi pisna strokovna navodila, ki jih lahko daje arhiv pred ali med odbiranjem arhivskega gradiva.

Javnopravna oseba popiše odbrano arhivsko gradivo takoj po odbiranju, ga vzdržuje v urejenem stanju in tehnično opremljenega do izročitve arhivu.

Javnopravna oseba je dolžna izročiti javno arhivsko gradivo pristojnemu arhivu v izvirniku, brez tehnoloških omejitev dostopa, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno.

Javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo arhivu, je dolžna gradivo označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ter v izročitvenem zapisniku posebej navesti morebitne roke nedostopnosti za posamezno javno arhivsko gradivo v skladu s 64. členom zakona.

Za vse naše ustvarjalce, ki morajo upoštevati določila zakona o izročanju gradiva, smo v Pokrajinskem arhivu Koper pripravili aplikacijo ARIS, kot pripomoček s katerim izpolnejo zahteve zakonodaje in standardov. Za dostop do aplikacije ARIS je obvezna NAROČILNICA. Na podlagi izpolnjene naročilnice se opravi registracija uporabnika v sistemu. Naročilnica za JAVNOPRAVE osebe je dostopna tukaj.

Za ZASEBNE pravne osebe je naročilnica dostopna tukaj.